Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

DHBW Engineering Stuttgart e.V.
Lerchenstraße 1
70174 Stuttgart
Hier vertreten durch: Dennis Goretzki (dennis.goretzki@dhbw-engineering.de)

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

Im Rahmen der Anmeldung zu unserem Rollout erheben wir die folgenden zum Teil personenbezogenen Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Namen der Begleitpersonen
• Essenspräferenzen
• Position im Verein

Die Namen der Begleitpersonen werden ausschließlich zur Teilnehmerverwaltung erhoben und unterliegen denselben Speicher- und Löschfristen wie die übrigen Anmeldedaten.

3. Weitergabe von Daten

Es erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, es sei denn:

• Aggregierte und anonymisierte Informationen (z. B. Gesamtzahl der Anmeldungen, Essenspräferenzen) werden an externe Dienstleister weitergegeben.
• Die Weitergabe ist zur technischen Bereitstellung der Website oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich.
• Falls externe Dienstleister beauftragt werden (z. B. IT-Hosting, Zahlungsdienstleister), werden diese durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet.

4. Speicherdauer

Die bei der Anmeldung gespeicherten Daten werden ausschließlich bis zum Tag des Rollouts, voraussichtlich dem 29.05.2026, aufbewahrt und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen. Dies gilt nicht für die im folgenden Punkt erläuterten Foto- und Videoaufnahmen.

5. Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltung können Foto- und Videoaufnahmen gemacht werden, die für die Berichterstattung und öffentliche Darstellung des Vereins (z. B. Website, Social Media, Printmedien) verwendet werden. Die Anfertigung und Verwendung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Falls Sie nicht möchten, dass Bilder von Ihnen veröffentlicht werden, können Sie dem vor Ort widersprechen oder uns unter den oben genannten Kontaktdaten kontaktieren.

6. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Berichtigung unrichtiger Daten zu fordern (Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen dem entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
• Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Bitte beachten Sie: Eine Löschung der Daten führt automatisch zur Stornierung Ihrer Event-Anmeldung.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit per E-Mail an dennis.goretzki@dhbw-engineering.de wenden.

7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständige Behörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

8. Sicherheit der Daten

Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns wichtig. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

9. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Falls Sie uns ausdrücklich Ihre Zustimmung zur Verarbeitung bestimmter Daten erteilt haben (z. B. für Foto- und Videoaufnahmen oder das Setzen von Cookies).
• Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist (z. B. Anmeldung, Teilnehmerverwaltung).
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Falls gesetzliche Anforderungen, wie steuerliche Aufbewahrungspflichten oder Sicherheitsvorschriften, eine Speicherung vorschreiben.
• Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung, IT-Sicherheit sowie zur Optimierung zukünftiger Events.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren Besuch gilt die jeweils aktuelle Fassung.